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Foto del 31 Congreso OPC Spain de Gorka Corres Zamácola

31 Congreso OPC Spain: Mi experiencia como Community Manager

Cualquier proyecto comienza con una llamada de teléfono, breve, concisa y directa: Necesitamos que las redes sociales sean muy importantes en el 31 Congreso OPC Spain. Analizo la situación y me meto de lleno en un viaje de muchas emociones. Recuerdo el post sobre Ana Santos de las etapas digitales de un evento.

¿Por qué es diferente la gestión en redes sociales de une evento a la de una marca?

Si eres Community Manager, sientes que es un proyecto diferente, cualquier evento / jornada tiene –normalmente-, un comienzo y una finalización. Es diferente a la gestión del día a día con una marca. Todo va mucho más rápido, los plazos se reducen y hay que tomar decisiones sobre la marcha.

Sin embargo, el 31 Congreso OPC Spain, tuvo su cronograma de contenidos en el Excel y, mucho trabajo en equipo, porque un evento de esas características lo requiere. Debe existir una química, unos mínimos básicos entre todos porque las chispas saltan o acabaran saltando.

La previa

A la vez, vas midiendo los resultados de las comunicaciones y, reorientas la estrategia inicial. Siempre se debe ser flexible y más en las redes sociales. Partir de una base y luego estar abierto. Y lo que parece muy lejano en el tiempo, van cayendo las hojas del calendario y se acercan los días previos donde la intensidad es aún mayor.

Son los momentos donde mayor calma hay que demostrar como gestores de redes sociales. Ya en el evento, habrá que darlo todo y entonces hay que ir con las baterías muy llenas.

Llegas al lugar donde se organiza en el evento que será tu casa durante los dos próximos días y, te vas familiarizando con el entorno. Es muy importante detectar enchufes cercanos porque los necesitarás y, una Wifi propia para evitar males.

La ejecución

Retransmitir el 31 Congreso OPC a través de las redes sociales tuvo el reto de trabajar con muchos ponentes con personalidades muy diferentes. Que tengan presencia en las redes sociales ayudará mucho y en caso contrario, habrás que rescatar con más tenacidad lo que cuentan.

Un aspecto que quiero recalcar es la escucha activa en las redes sociales que es de vital importancia en un evento para mantener viva la conversación. Abro un pequeño paréntesis, si vas pensando de antemano en conseguir el trending topic, olvídate. Trabaja lo mejor posible porque ésa será la mayor recompensa como Community Manager.

Desde mi punto vista, poder poner cara a las personas con las que ha trabajado en la previa, estar pendiente de las necesidades de las personas que asisten a través de la etiqueta del evento, resolver sus dudas y, hacerles protagonistas de la historia en el evento –por ejemplo, a través de las stories en Instagram-, son aspectos esenciales por encima de la búsqueda del trending topic.

Quiero añadir otro aspecto clave en la retransmisión de eventos en redes sociales: la fotografía. La coordinación con la profesional –mil gracias Arri-, debe ser muy estrecha, saberle transmitir las necesidades e ir en la misma dirección tanto antes, como durante y, también, después de que acabe el evento. Y, por ello, el intervalo entre el primer y, el inicio del segundo día es muy importante.

Se duerme poco la verdad, hay tensión porque necesitas que las personas tengan bien temprano un balance del primer día y, a la vez, guardarte fuerzas para un largo día. Así que si me preguntáis si me dio tiempo a disfrutar de la ciudad os diré, que un cuarto de hora para tomar el aire. El tiempo pasa demasiado deprisa.

El post evento

Termina la segunda jornada del 31 Congreso OPC Spain con mucha emoción, siento que lo he dado todo y que, aun así, queda el post evento. Cerrar bien la comunicación en redes sociales de un evento es fundamental. Resumir lo más destacado en los diferentes canales sociales y un informe que muestre toda la actividad realizada, rendir cuentas.

Sólo una vez has enviado el informe de conclusiones finales es cuando puedes comenzar a respirar un poco tras semanas frenéticas de trabajo. Ése informe será esencial –tomaros el tiempo que haga falta-, de cara a preparar la siguiente edición.

En resumen

Y es cuando te llega el guasap de tu amiga preguntándote cómo estás y le respondes que estás destrozado y feliz a la vez, preparado para la siguiente oportunidad como si fuera la primera vez. De eso se trata la profesión de Community Manager, ser capaz de adaptarse a cualquier tipo de situación y dar resultados.

Si transmites a tu equipo que el proyecto es “el proyecto” y no hay un mañana entonces, podrás entender cómo trabajo. La exigencia es alta, cierto, sin embargo, el viaje o el camino recorrido te deparará muchas experiencias. Experiencias que habrá que analizarlas despacio, con el paso de los días para seguir ofreciendo un valor añadido.

A todas las personas de la organización del 31 Congreso OPC Spain que me ayudaron: ¡Mil gracias y espero que nos volvamos a encontrar pronto en nuevas aventuras!

Post Data: Dedicado a mi querido amigo Nacho Pernía que estoy seguro que pronto vas a volver a estar dando mucha guerra en las redes porque es un lujo ser tu amigo y aprender tanto cada día.

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Etiquetas:31 Congreso OPC Spain, community manager, MICE, Nacho Pernía, redes sociales

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Gorka Corres Zamácola

Community Manager de Vitoria-Gasteiz. Apasionado del Marketing online.

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